Обявяване на Умни PDF Форми на Jotform

Функционалността и интеграциите на Jotform работят с Jotform Умни PDF Форми, за да създават безпроблемни работни потоци, които автоматизират досадните, отнемащи време задачи.

Това, което получавате, е решение „всичко в едно“, което е предназначено за постоянно да премахне ръчното въвеждане на данни и безкрайните купища хартия от вашия работен процес. С малко изобретателност и ноу-хау в задния ви джоб, можете да се възползвате максимално от Jotform Умни PDF Форми, като го използвате заедно с други продукти и функции, които са предназначени да улеснят работата.

Независимо дали преминавате към офис без хартия или рационализирате събирането на данни с онлайн форми за здравеопазване, Jotform Умни PDF Форми предлага безпроблемен, но сигурен начин за събиране на информация онлайн и използването й за попълване на PDF форми, които са част от вашия работен процес.

За да ви дадем по-добра представа как работи, ще очертаем някои от най-добрите функции на Jotform Умни PDF Форми и ще подчертаем няколко стратегии, които могат да опростят вашия работен процес.

1. Спестете време, като бързо превърнете PDF форма в онлайн форма

PDF файлът е като произведение на изкуството. Понякога може да отнеме часове, докато формата, оформлението и въпросите да изглеждат правилно.

Вашата форма трябва да е лесна за четене и разбиране. Понякога тя също трябва да отговаря на важни законови, регулаторни или административни изисквания, като HIPAA и FERPA.

Пресъздаването на цялата ваша упорита работа в Jotform беше изморителна и разочароваща задача, която изискваше изграждане на онлайн форма от нулата.

Но дори след като сте преминали през проблема с репликирането на PDF форма в Jotform, може да сте осъзнали нещо много важно: Всички отговори, които са събрани чрез вашите онлайн форми, трябва по някакъв начин да се покажат във вашия оригинален PDF.

Jotform Умни PDF Форми може да облекчи безпокойството от процеса на миграция на форми и споделяне на информация, като бързо превръща попълняемите PDF форми в онлайн форми за нула време.

Веднага след като качите PDF в Jotform, можете да направите промени в онлайн формата, като премахнете поле, добавите ново и го свържете към съответното пространство за отговори в PDF формата. Когато някой попълни вашата онлайн форма, изпратените му отговори ще бъдат използвани за автоматично попълване на конкретните полета във вашия оригиналнен PDF файл.

Ако не искате да свържете определени полета във вашите онлайн и PDF форми, можете просто да премахнете връзката. Тази опция може да ви бъде полезна, ако искате да зададете определени въпроси във вашата онлайн форма, но не се нуждаете от отговорите, за да попълните PDF-а.

Jotform Умни PDF Форми също ви позволява напълно да премахнете всички връзки между вашата качена PDF форма и онлайн версията, която е генерирана от Jotform.

2. Направете попълването на форми по-малко трудно с условна логика

Никой не обича да попълва дълги форми, още по-малко да чете и препрочита инструкци, само за да разбере дали следващите няколко въпроса се отнасят за тях.

Тези пречки затрудняват хората да споделят информация с вас и в крайна сметка могат да ги разубедят да го направят. Ненужно сложните форми могат дори да подкопаят целостта на събраните от вас данни, като накарат хората неволно да предоставят неточна или невярна информация.

Можете да разрешите тези проблеми, като добавите условна логика към онлайн формите, които създавате от PDF-и.

Тъй като условната логика ви позволява да скривате въпроси, въз основа на предишни отговори на някого, хората, които попълват вашата форма, могат да пропускат въпроси, които не се отнасят за тях. По същия начин можете да съберете повече информация, като използвате условна логика, за да покажете допълнителни въпроси, когато отговорите на потребителя изискват това.

3. Удобни за мобилни устройства

Когато работите отдалечено и трябва да събирате важна информация на място, може да нямате достъп до настолен или преносим компютър.

Също така няма време за чакане, когато трябва да прескочите от една среща на друга или да съберете данни от няколко души наведнъж.

Бихте могли да се върнете към хартиени форми, но хартията е лесно да бъде загубена, ръкописният текст може да бъде труден за четене, а въвеждането на тези данни ръчно във вашия компютър в края на деня отнема много време.

Като решение всичко в едно, приложенията Jotform Умни PDF Форми и Jotform Мобилни Форми могат да работят в тандем, за да създадат отличен работен процес за събиране на мобилни данни, който ще ви помогне да събирате информация в движение и да използвате тези данни за автоматично попълване онлайн копия на PDF форми.

Всичко, което трябва да направите, е да качите PDF форма в Jotform, да персонализирате онлайн версията ѝ и да я изтеглите в приложението Jotform Мобилни Форми на вашия мобилен телефон или таблет. Можете също да възложите онлайн форми на други хора, които след това могат да получат достъп до вашата форма в приложението Jotform Мобилни Форми на техните мобилни устройства.

Ако конкретни полета във вашите два инструмента за събиране на данни са свързани, изпратените отговори от вашата онлайн форма ще бъдат използвани за попълване на PDF копието, което сте качили в Jotform.

Тъй като приложението Jotform Мобилни Форми ви позволява да получите достъп до форма, да я попълните и да изпратите информация офлайн, няма нужда да се притеснявате от загубата на събраните от вас данни.

4. Намерете лесно събраната информация

Понякога няма нищо по-лошо от това да знаеш къде да намериш нещо.

Стесняването на търсенето до конкретна област е относително лесната част. Трудната част всъщност е да ровиш наоколо и ръчно да комбинираш всичко, за да намериш иглата в купата сено.

Същата аналогия може да се приложи към малки битове подадена информация в една PDF форма, които се съхраняват с десетки или стотици други, точно както тях. Може да отнеме часове, за да превъртате ръчно през всички архивирани форми на вашия компютър, преди най-накрая да намерите правилната.

Jotform Кутия може да направи тази задача много по-лесна, като ви позволява да търсите конкретна информация в изпратените отговори за една форма.

Jotform Кутия дори ви позволява да филтрирате отговорите на формата и да намерите информация, която отговаря на определени параметри. Можете например да търсите отговори, които са били изпратени в определен ден или да намерите отговори, които включват конкретен отговор на въпрос.

След като качите PDF форма в Jotform, създадете нейна персонализируема онлайн версия и я споделите с хора, всяка подадена информация се архивира под тази конкретна форма в Jotform Кутия.

5. Изтеглете онлайн отговорите на формата, като CSV и Excel файлове

Когато събирате данни онлайн, събирането на информация е само половината от битката.

Дори ако Jotform автоматизира този процес, вие все пак трябва да прехвърлите тези ценни данни в различните софтуерни инструменти, които поддържат работата на вашата организация.

Можете ръчно да въведете данни в тези системи или да изтеглите всички индивидуални формови отговори един по един. Ако всичко друго се провали, съществува изпитаният метод за копиране и поставяне на данни във вашите софтуерни инструменти.

Но това е загуба на време.

Освен използването на една от интеграциите на Jotform, която изпраща подадени формови отговори до софтуерни инструменти на трети страни, Jotform Кутия ви позволява да изтеглите част или всички от тези събрани данни наведнъж, като CSV или Microsoft Excel файл.

Jotform Кутия също така предоставя опция за изтегляне на копия на вашата оригинална PDF форма, попълнена с информация, която е събрана чрез онлайн формата, който сте създали в JotForm.

6. Събирайте данни в движение, като възлагате онлайн форми

Jotform Умни PDF Форми улеснява превръщането на PDF форма в онлайн форма и споделянето ѝ с конкретни хора, за да могат или да изпратят тяхната информация или да съберат данни за вас. След това можете да използвате функцията “Възлагане на форми” на Jotform, за да споделите ваша онлайн форма в специална линк и персонализируем имейл.

Тази функция също ви позволява да контролирате кой може да вижда вашата форма и какво може да прави с нея.

Можете дори да прекъснете достъпа до вашата форма по всяко време, като генерирате нова специален линк или да настроите дата на изтичане на оригиналния линк.

Функцията за възлагане на форми на Jotform ви позволява да наблюдавате кой има достъп до вашата форма и да променяте типа достъп, който имат във всеки един момент.

Можете също да прегледате цялата подадена формова информация, която е събрана от едно лице и да планирате имейли с напомняния, така че данните да се събират бързо и последователно.

Тази конкретна функция може да бъде полезна, ако трябва да възложите форми за инспекция, форми за съгласие, форми за бизнес, форми за здравеопазване или форми за отговор на коронавируса на колеги от вашия екип, които са на терен или работят дистанционно. От своя страна тези формови правоприемници могат или да попълнят вашата форма или да събират информация от пациенти, клиенти, купувачи и всеки друг, който трябва да сподели информация с вас.

Няма нищо по-лошо от това да търсите високо и ниско за отговор, който е заровен в публикация в блог, билет за поддръжка или подробно ръководство за помощ с куп други теми.

Ако имате въпроси, Jotform има всички отговори на едно място.

Създадохме широка гама от уроци, които ще стигнат до корена на вашите проблеми и ще ви покажат как да ги поправите за нула време. По-конкретно, ние обхващаме някои често задавани въпроси, като

• Как да използвате и извлечете най-доброто от Jotform Умни PDF Форми?
• Как мога да импортирам собствен PDF в Jotform?
• Как свързвате полетата на вашите онлайн форми с PDF-и?
• Как работи PDF връзката с Jotform Умни PDF Форми?
• Как мога да прекъсна връзката на моя PDF от онлайн формата?
• Как да актуализирам PDF, който вече е в употреба?
• Как да настроя паролата за прикачения PDF?
• Как да запиша PDF-и в услуги за съхранение в облака, като Google Диск и Dropbox?
• Как да изтегл моитея отговори в оригиналното PDF оформление?

Тъй като започване правилното е важна първа стъпка във всяко пътуване, ние бързо ще илюстрираме как да качите PDF форма и да създадете онлайн форма в JotForm.

1. Започнете, като щракнете върху бутона “Създайте форма” в горния ляв ъгъл на вашата страница “Моите форми” в JotForm.

2. Изберете опцията “Импортирайте Форма“, за да качите PDF форма и да създадете нейна онлайн версия в JotForm.

3. Изберете “Импортирайте PDF форма“.

4. Щракнете върху “Качете PDF Форма“, за да намерите PDF формата, която искате да превърнете в онлайн форма.

Няма съмнение, че PDF-ите са направили по-лесно архивирането, споделянето и организирането на данни, без да се разчита на хартия.

Един голям проблем обаче е голям: каквато и информация да влезе в PDF, остава там.

Стандартните PDF форми трябва да бъдат отпечатани и въпреки че попълняемите позволяват на хората да изпращат техните отговори на компютър, всяка споделена информация трябва да се прехвърля ръчно в софтуерните инструменти, които захранват вашия работен процес.

Jotform Умни PDF Форми може да реши този проблем, като бързо превърне PDF формите в онлайн форми и използвайки данните, които събирате, за да попълни оригиналната PDF форма. Можете също да свържете някоя от интеграциите на Jotform към вашата онлайн форма, така че входящите отговори автоматично да се споделят със софтуерните инструменти на трети страни, които ви помагат да свършите работата.

В крайна сметка, ако данните просто се намират във вашия Jotform акаунт, това няма да ви помогне.

Например, интеграциите на Jotform с Box, Dropbox, Google Диск и други услуги за съхранение на файлове могат да ви помогнат да архивирате важни записи, като договори, форми за инспекция и форми за медицински заявления, за съхранение.

Интеграциите на Jotform могат дори да изпращат подадената информация, включително имена, имейл адреси и друга информация за контакт, от онлайн форми до Constant Contact, Mailchimp, ActiveCampaign и други платформи за имейл маркетинг.

Можете също да събирате плащания чрез вашата форма, като я свържете с една от интеграциите на платежни процесори на Jotform, включително тези със Square, Stripe и Authorize.Net.

Имаше време, когато трябваше да събираш, споделяш и архивираш информация на хартия.

В тези дни компании от всякакъв размер търсят начини да намалят техния въглероден отпечатък и да преместят бизнес операциите онлайн.

PDF-ите са популярен и ефективен начин за сигурно разпространение, съхраняване, споделяне и организиране на данни, но те не са най-добрите инструменти за събиране на информация. В много случаи все още трябва да разпечатате хартиени форми.

Попълняемите PDF файлове правят тази работа малко по-лесна, като позволяват на хората да попълнят форма, да я запазят и да ви я изпратят обратно по имейл. Проблемът обаче е, че хората ще трябва да използват Adobe Acrobat или подобен софтуер, (който често не е безплатен) за да достъпят и попълнят вашата форма.

Нещо повече, ако събирате информация в движение, може да се наложи да отпечатате хартиено копие, да го попълните и ръчно да въведете тези данни в попълняемата PDF форма.

Jotform Умни PDF Форми премахва хартията от вашия работен процес за събиране на данни завинаги, като превръща PDF формите в онлайн форми, които можете лесно да споделяте. Ако свържете полета във вашите онлайн и PDF форми заедно, всяка подадена информация автоматично се споделя между двете форми.

Попълняемите PDF-и могат да събират информация в желания от вас формат, но не е задължително да правят процеса на попълване на формата по-лесен. Например, ако някой трябва да отговори само на определени въпроси, които се отнасят за него, той трябва да прочете внимателно инструкциите и да премине през цялата форма.

Jotform Умни PDF Форми ви позволява да скриете или покажете произволен брой въпроси, въз основа на нечии предишни отговори. Тази опция спестява време за всички и предотвратява объркването, като позволява на хората да пропускат неуместни въпроси, докато попълват вашата форма.

Попълняемите PDF-и също са ограничаващи, тъй като можете да събирате само отговори на въпроси, които са показани във формата. Какво се случва, ако трябва да съберете допълнителна информация, която не е в PDF-а?

Например, може да се нуждаете от допълнителна информация за контакт от ученици и техните родители, когато попълват форма за спортна регистрация. Тези детайли обаче не е необходимо да се включват в PDF копието, което е споделено с администраторите във вашата организация.

Можете да помолите хората да попълнят друг форма или да се свържете с тях по имейл, но тези опции са неудобни и могат да изядат още повече от вашето време.

След като хората попълнят онлайн формата, копия от попълнения PDF могат да бъдат споделени с тях, както с всички колеги или членове на екипа, които може да се нуждаят от тази информация.

Отговорите на онлайн формите, които не са свързани с полета във вашия оригиналн PDF файл, ще се съхраняват във вашия Jotform акаунт. Можете да използвате интеграциите на Jotform, за да споделяте всички подадени формови данни със софтуерни инструменти на трети страни, независимо дали тази информация е свързана с конкретни полета във вашата оригинална PDF форма.

Тъй като онлайн формите на Jotform могат да се попълват практически навсякъде и на всяко устройство – настолни компютри, лаптопи, мобилни телефони и таблети – не е нужно да разчитате на печатни хартиени форми, като резервен вариант.

Приложението Jotform Мобилни Форми за смартфони и таблети дори ви позволява да събирате данни офлайн, когато нямате достъп до интернет. В тези случаи събраната информация се съхранява на вашето устройство и се предава на Jotform, след като намерите стабилен сигнал за мобилен телефон или Wi-Fi връзка.

Онлайн форма, която е създадена от PDF през Jotform Умни PDF Форми, се вижда тук в приложението Jotform Мобилни Форми.

Когато хората попълнят вашата онлайн форма в мобилното приложение, тяхната информация попълва оригиналната PDF форма точно както в настолната версия на Jotform Умни Мобилни Форми.

Слушането играе ключова роля в генерирането на нови идеи и разработването на иновативни решения на упорити проблеми, които ви забавят и затрудняват вашата работа.

Точно това направихме в Jotform, след като организации от всякакъв размер казаха, че се сблъскват с редица общи, но отчайващи бариери, които ги затрудняват безпроблемно да събират, организират и споделят информация.

Например на някои потребители на Jotform им беше трудно

• Използват онлайн форми, тъй като тяхната организация иска всички входящи отговори да се показват в предварително одобрен стандартен PDF шаблон, който вече се използва
• Намерят конкретна информация в морето от подадени PDF форми
• Попълнят дълги, сложни PDF форми
• Ръчно да прехвърлят или въведат подадена информация от онлайн форми в софтуерните инструменти, които помагат на екипа им да свърши работата
• Създадат повторно PDF форми в Jotform, като ги изградят онлайн от нулата
• Въведат отново всички въпроси от PDF форма, както и да вземат дизайна и формата точно както трябва, докато създават онлайн версия в Jotform

През последната година говорихме с поне дузина потребители на Jotform, които предоставиха ценна информация за това какво правят, как събират данни, какво не работи, как Jotform Умни PDF Форми могат да помогнат и какво може да се направи, за да се направи този продукт още по-добър.

Няколко от тези потребители на Jotform говореха за необходимостта от

• Попълване сложни PDF-и и правят повече със събраните данни
• Изхвърляне на хартиените форми и събиране на данни с подходящи за мобилни устройства онлайн форми, които също работят, когато има малък или никакъв достъп до интернет
• Използване на събраните данни от онлайн споразумение за неразкриване за попълване на стандартна PDF версия
• Създаване на онлайн форми за съгласие, включително форми за освобождаване от отговорност и издаване, от PDF версии, които са били използвани от тяхната организация

Това, което виждате днес в Jotform Умни PDF Форми, е кулминация на техния принос, дълбоко вкоренена мисия за премахване на хартиените форми от вашия работен процес завинаги и нашия непрестанен стремеж вашите онлайн форми да работят за вас (а не обратното ).

Намирането на ефективен начин за събиране на информация онлайн и вкарване на тази информация в PDF форми, които вече използвате, може да бъде повратен момент за вашата организация.

И все пак, може да не ви помогне много, ако имате нужда от строги мерки за защита на цялата лична, поверителна или чувствителна информация, която събирате по време на работа. Ако някои от тези данни бъдат откраднати или по невнимание компрометирани, може да се каже, че вашата организация може да се окаже в гореща вода.

Jotform Умни PDF Форми предлага сигурен начин за безпроблемно превръщане на PDF форми в онлайн форми, автоматично попълване на копие на оригиналната PDF форма, използвайки данните, които събирате и споделяне на тези важни файлове с всеки, който има нужда от данните.

Независимо дали използвате форми за кандидатстване за заем, за да събирате чувствителна финансова информация от бъдещи кредитополучатели или да събирате жизненоважни детайли от пациентите чрез форми за телездраве, Jotform разполага със стабилни предпазни мерки, които могат да защитят вашите данни от нежелани прониквания.

Споделете попълнените PDF форми сигурно със защита с парола

Събирането на медицинска, правна или финансова информация може да доведе до повече риск от обичайното.

Може да има правни и скъпи последици, ако имена, уникални идентификационни номера или друга лична информация бъдат по невнимание изложени на грешните хора.

В допълнение към превръщането на PDF форма в онлайн форма, Jotform Умни PDF Форми може да защити данните, които събирате от любопитни очи и случайно разкриване.

Можете да създадете парола, за да защитите копието на вашия оригинален PDF, който съдържа данните с отговори от вашата онлайн форма.

Който получи имейла за автоматичен отговор или известие, трябва да щракне върху прикачения PDF и да въведе паролата, която сте задали, за да дешифрира файла.

Защитете защитената здравна информация с HIPAA съответствие

Ако сте доставчик на здравни услуги или някой, който извършва услуги от негово име, запазването на жизненоважна медицинска информация почти винаги е наум.

И има добра причина за това.

Последиците от нарушенията на HIPAA – дори случайни – са много скъпи и могат да нанесат сериозен удар върху репутацията на доставчика на здравни услуги. За съжаление, внимателното събиране на данни и предприемането на необходимите предпазни мерки за избягване на неволно разкриване няма да попречи на хакери и други сенчести герои да подкопаят вашите усилия.

Jotform ви позволява да създавате HIPAA съвместими форми и да събирате всякакъв вид информация, заедно с онлайн плащания, без да се притеснявате кой следи всички тези данни. Jotform дори предоставя подписан СБП, за да гарантира, че вашата онлайн форма работи за вас.

Не се заблуждавайте: Попълняемите PDF форми са подходящи алтернативи на хартиените форми.

Но дори и да създадете попълняема PDF форма, която не е необходимо да се отпечатва, всъщност събирането на информация и прехвърлянето й в софтуерните инструменти, които захранват вашия работен процес, може да бъде предизвикателство.

Jotform Умни PDF Форми могат да се справят директно с тези проблеми, като ви позволяват да качите PDF форма и да я превърнете в онлайн форма за броени секунди. Тази новосъздадена онлайн форма е напълно персонализируема, така че можете да контролирате как изглежда, без да компрометирате оригиналния PDF, който е качен в JotForm.

Тъй като специфични полета в онлайн и PDF формите могат да бъдат свързани, Jotform Умни PDF Форми ви улеснява да събирате информация чрез вашата онлайн форма и да използвате тези данни за автоматично попълване на оригиналната PDF форма.

Jotform Умни PDF Форми също предлага широка гама от опции за споделяне на форми, така че да можете да контролирате как се споделят вашата онлайн форма и попълняема PDF форма.

В крайна сметка Jotform Умни PDF Форми ви позволява да вземете вашата “торта” и да я изядете, поне когато става въпрос за събиране на информация онлайн и попълване на PDF формите, които играят неразделна роля за свършването на вашата работа.

Ако все още не сте го направили, опитайте Jotform Умни PDF Форми днес.

Вижте как Jotform прави по-лесно от всякога събирането на данните, от които се нуждаете, премахва на хартиените форми и решава обезкуражаващите проблеми, които ви пречат.