Problème workflow

Bonjour,

Je vous contacte car je rencontre actuellement des problèmes avec mon flux de travail actuel concernant un formulaire de demande d'activités pédagogiques.

1/ Dans mon Workflow il est nécessaire d'avoir une approbation d'un ou plusieurs acteurs (responsable de niveau/secteur) suivant la/les classes sélectionnées.

Exemple : (2 CIEL A, 2 CIEL B, etc) > Approbation S.Praud , (2 ASSP A, 2 ASSP B, etc...) > Approbation E.CARTRON.

En effet, chaque acteur au premier niveau est définit par une condition "si" mais il se peut que certaines demandes concernent plusieurs classes et donc plusieurs acteurs (en même temps) et c'est là que ça pose problème car l'acteur concerné (responsable de niveau/secteur) reçoit la demande pour approbation puis la directrice adjointe puis de nouveau au 2ème acteur concerné (responsable de niveau/secteur) puis de nouveau à la directrice adjointe. En fait, la demande fait un peu le "ping-pong" n'y a t-il pas possibilité de trouver une solution pour éviter cela ?

2/ Dans la boite de réception, certaines demandes ont bien suivi le flux de travail et on été finalisées mais apparaissent toujours comme "En cours" alors que toute les actions ont été réalisées. Comment faire pour qu'elles apparaissent comme "Approuvée" et donc finalisée ?

3/ Lors de la finalisation du flux de travail certaines activités peuvent être amenées à être annulée ou modifiée y a-t-il possibilité de laisser la possibilité au soumissionnaire qu'il puisse engager une action pour annuler son formulaire malgré que celui-ci soit terminé ?

Un grand merci par avance pour votre aide sur ces sujets,
bien cordialement

Hi Lycée,

Thank you for reaching out to Jotform Support. Our French Support agents are busy helping other Jotform users right now, so I'll try to help you in English using Google Translate, but you can reply in whichever language you feel comfortable using. Or, if you'd rather have support in French, let us know, and we can have them do that. But it might take a while until they're available again.

Now, coming back to your question, the reason your flow is looping between multiple approvers and the assistant director is that each condition starts its own approval path. When multiple classes are selected, multiple branches get triggered, which causes the ping-pong behavior.

As a workaround, you can configure a single approval step with multiple approvers so that all responsible parties can approve within the same block before moving to the assistant director. Alternatively, you can adjust the flow so that the assistant director only appears once at the end of all branches, instead of being repeated inside each condition. Check out our guide on Understanding Group Approval Completion Rules to learn more.

The Submissions Showing (In Progress) Instead of (Approved) typically happens if the last step in the flow is not connected to a (Completed) endpoint. Ensure that your final approval or action element leads to a flow-ending outcome. You can also add the Approval Status field to your Table or Emails to confirm whether the submission is being marked correctly at the end.

Finally, allowing submitters to cancel or modify after completion. Once an approval flow is finalized, submitters can’t directly reopen it. But there are two possible approaches:

• Include the Edit Link in your final autoresponder so that the submitter can update or cancel the request after completion. For a full breakdown of how to do it, head over to our guide on How to Let Users Update Their Entries.
• Add a separate (Cancel Request) option in your Approval Flow to let submitters trigger an official cancellation path while keeping the history of the request.

Give it a try and let us know if you have any other questions.

Bonjour,

Je penses que vous n'avez pas compris mon problème je vous invite à prendre connaissance de mon flux de travail pour bien comprendre la mécanique.

En effet, lorsqu'un soumissionnaire réalise une demande en premier lieu il y a un tri d'approbation suivant la / les classes concernées via une formule "Si"

Exemple pour la structure SMP SUP :
Classe(s) concernée(s) SMP SUP est égal à : BTS 1T, BTS 2T > approbation de I.DANES > approbation de A.CANTET > Etc ...
Classe(s) concernée(s) SMP SUP est égal à : BTS 1 i, BTS 2 i > approbation de S.ALAIN > approbation de A.CANTET > Etc ...
Classe(s) concernée(s) SMP SUP est égal à : CS Cybersécurité > approbation de S.PRAUD > approbation de A.CANTET > Etc ...
Classe(s) concernée(s) SMP SUP est égal à : L3 Immo, Autre(s) > approbation directe de A.CANTET

Le tri préalable est bien nécessaire pour affiner l'approbation suivant la personne concernée, ce n'est donc pas possible de faire une approbation de groupe puisque cela ne concerne que 1 seule personne en 1ère instance si cela ne concerne uniquement des classes dont elle est responsable. Alors que si par exemple cela concerne toute la structure "SMP SUP" et bien on aura le ping-pong d'approbation : Approbation I.DANES > Approbation A.CANTET > Approbation S.ALAIN > Approbation A.CANTET > Approbation S.PRAUD > Approbation A.CANTET > etc...

En ce qui concerne la modification de la soumission ça j'ai bien compris et je vous remercie j'ai ajouté la balise pour modifier l'entrée. Mais pour annuler comment faire ? L'idée est de laisser la possibilité d'annuler l'entrée et derrière de prévenir certaines personnes.

Merci pour votre retour,
cordialement

Hi SMP_85,

Thank you for reaching out to Jotform Support. Our French Support agents are busy helping other Jotform users right now, so I'll try to help you in English using Google Translate, but you can reply in whichever language you feel comfortable using. Or, if you'd rather have support in French, let us know, and we can have them do that. But it might take a while until they're available again.

Now, coming back to your question:

1. Ping-Pong Approval Issue: You mentioned that the first approval depends on specific classes with individual approvers, and when multiple classes are selected, the approval bounces back and forth between the responsible approvers and the assistant director. This happens because each "If" condition triggers its own approval path, causing repeated approvals by the assistant director after each class approver.

While group approval is typically recommended to avoid this, your case requires individual approvers per class, so group approval is not feasible. To reduce the ping-pong effect, consider restructuring your workflow so that:

• Each class approver approves their part independently in parallel branches.
• The assistant director approval occurs only once after all class approvers have completed their approvals.

This means you can set up parallel approval branches for each class approver, then merge them before the assistant director's single approval step. This way, the assistant director only reviews once after all relevant approvers have responded.

2. Submissions Showing "In Progress" Instead of "Approved": This usually happens if the final approval step in your workflow is not connected to a completed or end status. Make sure your last approval or action element leads to a flow-ending outcome that marks the submission as "Approved" or "Finalized." Also, adding the Approval Status field to your Tables or Emails can help you verify the status of submissions.

3. Allowing Submitters to Cancel After Completion: Since submitters cannot reopen a completed approval flow directly, you have two options:

• Add an Edit Link in the final autoresponder email so submitters can update their submission if needed.
• Add a separate "Cancel Request" option in your approval flow that submitters can trigger to officially cancel their submission. This can notify the relevant people and keep a record of the cancellation.

For the cancellation option, you can create a dedicated path in your workflow triggered by a cancel action from the submitter, which then sends notifications to the appropriate people.

Give these adjustments a try to optimize your workflow and reduce the ping-pong effect while enabling cancellation notifications.

Let us know if you need further help with setting up these workflow changes.